Услуги ДКТБС

Людские ресурсы

Управление людскими ресурсами – включая оплачиваемый и неоплачиваемый персонал (сотрудники и волонтеры) – означает подбор, обучение и поддержку людей, знания, навыки и опыт которых соответствует функциям ДКТБС.

Пункт Предусмотрено ли это вашей службой ДКТБС? Существует ли документально оформленный стандарт, руководство, план, политика, процедура, контракт или договор? Обеспечена ли адаптация к локальным потребностям и условиям? Реализация соответствует плану? Действие
Описание обязанностей
Описание

Описание

Описание обязанностей содержит информацию о работе, выполняемой членом группы, а также характеристики, которыми сотрудник должен обладать для ее выполнения.

 

Рекомендации

Рекомендации

Как правило, описание обязанностей содержит информацию о характере работы, уровне ответственности и отношениях с членами группы, а также характеристики занимающего соответствующую должность лица. Трудовое право и нормативно-правовые акты зачастую предусматривают, что можно включать в описание обязанностей, а что нет, в частности, это касается равных возможностей. Описание обязанностей, в частности, относительно ответственности и саморегуляции, также может оказывать непосредственное влияние на уровень заработной платы и условия, на которые сотрудник имеет право.

Для структурирования такой информации описание обязанностей может содержать следующие данные:

  • Должностная инструкция содержит описание работы, которую должен выполнять сотрудник. Она охватывает повседневные, регулярные и нерегулярные задачи, а также места и время выполнения работ. Последний пункт в должностной инструкции зачастую звучит примерно следующим образом: «другие обязанности согласно указаниям». Он обеспечивает универсальность при распределении обязанностей в рамках группы.
  • Описание должности в рамках группы: например, кто является супервайзером сотрудника, кому еще он может подчиняться или представлять отчеты (например, правление, комитет или финансирующая организация), а также кем он сам может руководить, включая волонтеров.
  • Совокупность критериев отбора и личных характеристик, включая уровень формального образования (если необходимо), официальное и неофициальное обучение, знания и навыки, а также профессиональный и/или жизненный опыт. Критерии отбора зачастую делятся на «важные» и «предпочтительные» характеристики.
  • Информация о любом предусмотренном законом действии или положительной дискриминации, например, равные возможности (в отношении пола, инвалидности, возраста и т.д.) или трудовое право (например, договоры о трудовых отношениях в промышленности с точки зрения доступных прав (оплата, другие выплаты и условия работы).

Хотя многие официальные элементы описания обязанностей применяются исключительно в отношении должностей оплачиваемых сотрудников, в целях подбора, поддержки и управления рекомендуется документально оформлять обязанности, критерии отбора и личные характеристики для любых функций, в том числе выполняемых волонтерами.

Шаблон: Описание обязанностей

 

Адаптация

Адаптация

Описание обязанностей должно соответствовать совокупности знаний, навыков и опыта, необходимых для выполнения всех функций, предусмотренных услугами ДКТБС. Описание должностных инструкций необходимо соответствующим образом адаптировать по мере изменения, расширения и делегирования таких функций с течением времени.

Они также должны быть выполнимыми на местном рынке труда; критерии отбора должны быть достаточно реальными и гибкими для привлечения кандидатов, которые могли приобрести знания и навыки не при получении формального образования, а благодаря соответствующему жизненному опыту, волонтерской деятельности и т.д.

Ниже приведены примеры полезных адаптаций:

  • Если наличие определенной квалификации не предусмотрено законом, использование формулировки «… или аналогичные навыки и опыт»
  • Включение межличностных и связанных с развитием характеристик, которые соответствуют способу осуществления деятельности по ДКТБС, например, «способность работать в многопрофильной группе» и «готовность проходить дополнительное обучение»
  • Четкое осознание необходимости работы не по фиксированному графику, например, «готовность работать в нестандартное рабочее время и по выходным».

Для обеспечения соответствия описания обязанностей потребностям организации и персонала необходимо указывать дату их пересмотра. Рекомендуется пересматривать существующее описание обязанностей в рамках ежегодных совещаний по оценке эффективности деятельности отдельных сотрудников, организационного планирования стратегии и действий или мероприятий по повышению качества.

Возможности для снижения расходов:

  • Адаптация описаний обязанностей, используемых имеющими близкий профиль организациями
  • Обращение в компанию по управлению персоналом, к крупному поставщику социальных услуг с отделом кадров или в юридическую фирму с просьбой о предоставлении бесплатной консультации и/или помощи при составлении описания обязанностей, в частности, при необходимости соблюдения юридических требований
  • Обращение в профессиональные объединения, головные организации медицинских или социальных служб, а также объединения работодателей и профсоюзы с просьбой о предоставлении консультации по составлению описания обязанностей.

 

Повышение качества

Повышение качества

Поскольку описания обязанностей должны обеспечивать практическое применение стратегического руководства и плана действий по ДКТБС, улучшение их содержания рекомендуется осуществлять в рамках последующей деятельности после мероприятий ДКТБС по структурированному повышению качества.

Инструменты и информацию по структурированному повышению качества см. на веб-сайте www.qualityaction.eu.

 

План действий

План действий

Этот План Действий поможет Вам работать непосредственно над пунктами, выделенными в качестве приоритетных (желтые и / или красные поля в контрольном списке). Пожалуйста, перечислите действия как можно более точно. Вы можете загрузить готовые планы действий для каждого раздела как xlsx.-документ и впоследствии его распечатать. План действий формируют основу для Вашего дальнейшего планирования, реализации и оценки.

План Действий показывает последовательность шагов, которые необходимо предпринять, или действия, которые надо совершить, чтобы добиться успеха. План действий состоит из четырех основных элементов: (1) что будет сделано (конкретные задачи), (2) кем (ответственность за этот шаг), (3) когда (временные рамки), и (4), каким образом будет осуществляться мониторинг выполнения задачи.


→ Скопировать в план действий
Подбор специалистов и волонтеров
Описание

Описание

Подбор персонала предусматривает привлечение и отбор сотрудников, а также заключение с ними соглашений о работе по ДКТБС.

 

Рекомендации

Рекомендации

Подбор персонала предусматривает использование отдельных стратегий привлечения, отбора и заключения договоров с членами группы. Рекомендуется подбирать группу с разносторонними увлечениями, интересами, навыками и опытом для соответствия различным функциям и обязанностям.

Подбор персонала на оплачиваемые вакансии предусматривает размещение объявлений там, где ищут работу интересующие вас специалисты. Это могут быть общие онлайн-ресурсы по подбору персонала, а также специализированные ресурсы для поиска работы в сфере здравоохранения и социальных услуг.

Однако поскольку работающим с МСМ службам ДКТБС требуются оплачиваемые сотрудники, а также волонтеры с четким представлением об этой группе населения и их потребностях относительно тестирования на ВИЧ – в большинстве случаев это их единомышленники, для распространения информации о подборе персонала необходимо в равной степени использовать социальные медиа, профессиональные и личные сети, используемые этой группой. Не следует недооценивать эффективность личных контактов и рекомендаций.

Практики подбора и управления людскими ресурсами также могут помочь членам сообщества, включая клиентов службы, стать волонтерами и потенциальными кандидатами на оплачиваемые должности благодаря обучению и предоставлению возможностей получения опыта.

Предложение возможности получения опыта работы или устройства на работу в сфере медицинских и социальных услуг студентам, которые также могут быть единомышленниками, также может способствовать формированию группы заинтересованных лиц, которые впоследствии могут стать кандидатами на должности в службе ДКТБС.

Пример объявления о вакансии в контрольном пункте в Салониках

Пример обращения представителей контрольного пункта в Салониках к волонтерам

 

Адаптация

Адаптация

Может потребоваться адаптация стратегии подбора персонала к местным условиям, например, в отношении следующих аспектов:

  • Время проведения: в течение года могут существовать определенные периоды, когда больше людей ищет новые возможности для трудоустройства (выпуск из университетов, летние или зимние каникулы)
  • Охват: основные способы подбора персонала могут быть дорогостоящими и не гарантируют соотношения цены и качества в такой узкоспециализированной сфере, особенно в контексте небольших групп населения.
  • Гибкость: для подбора необходимого персонала может потребоваться расширение круга потенциальных кандидатов посредством увеличения количества критериев и проведения более интенсивного обучения и введения в должность или при помощи международного подбора сотрудников при поддержке партнерских организаций в других странах.

Возможности для снижения расходов:

  • Использование социальных сетей и личных контактов вместо платных объявлений о вакансиях
  • Обращение в учитывающие специфику МСМ и социально-ответственные СМИ с просьбой о спонсировании объявлений о вакансиях.

 

 

Повышение качества

Повышение качества

Девятый вопрос таблиц самооценки Euro HIV EDAT посвящен непосредственно многопрофильным компетентным сотрудникам.

Эффективность используемых стратегий подбора персонала также может быть интегрирована в регулярные обзоры процесса управления персоналом и административных процедур.

Необходимо просить известных потенциальных кандидатов, которые неожиданно не подали заявление о приеме на работу на вакантную должность, предоставлять неофициальную обратную связь с указанием причин. Такая беседа и «заключительная беседа», которая проводится при увольнении сотрудника, может способствовать получению информации, необходимой для формирования стратегий подбора персонала в будущем.

 


→ Скопировать в план действий
Начальная подготовка и сертификация
Описание

Описание

Под начальной подготовкой подразумевается обучение новых сотрудников тому, что характерно для их обязанностей и не может являться частью знаний и навыков, которыми они обладают. Под сертификацией подразумевается официальное подтверждение того, что необходимое обучение практикантов прошло успешно.

 

Рекомендации

Рекомендации

Цель надлежащим образом разработанной учебной программы – сочетание необходимых уровней следующих составляющих:

  • Знания (о ВИЧ, локальных системах здравоохранения и социального обслуживания, вопросах, связанных с МСМ и людях, живущих с ВИЧ)
  • Навыки (например, проведение быстрых тестов, инфекционный контроль, проведение информационных/консультационных бесед, сбор данных и документация)
  • Психологические установки (например, лояльный подход, понимание дискриминации и социального отторжения, позитивное отношение к сексу и сексуальности)

Следующие компоненты могут входить в программу начальной подготовки для оплачиваемых сотрудников и волонтеров, проводящих тестирование в рамках ДКТБС:

  • Отношение к организации и структуре службы ДКТБС
  • Обновление имеющихся знаний о ВИЧ
  • Психологические установки и отношение к ВИЧ, МСМ, употреблению наркотиков и т.д.
  • Используемые тесты и способы их использования
  • Консультирование, информированное согласие и конфиденциальность
  • Направления и обеспечение медицинской помощи
  • Сбор данных и документация
  • Самообслуживание и наблюдение

Ссылка на афинский контрольный пункт: Training Guidelines for Peer Counsellors EN.docx

Участники начальной подготовки смогут поделиться своим профессиональным и жизненным опытом. Признание такого вклада и использование методов, с помощью которых участники могут обмениваться опытом друг с другом, позволит повысить уровень самооценки и мотивации. Стандартизированные учебные материалы и вклад специалистов способствуют обеспечению актуальности и достоверности информации, а также позволяют участникам приобрести необходимые знания, навыки и психологические установки.

К методикам обучения можно отнести следующее:

  • Самостоятельное изучение ценностей и психологических установок (например, самостоятельная оценка участников по шкале и обсуждение причин)
  • Работа участников над темами в небольших группах и презентация результатов друг другу
  • Упражнения по совместному решению проблем при участии специалиста
  • Ролевая игра (например, группы из трех человек: «консультант», «клиент» и «наблюдатель»)
  • Практические примеры или сценарии решения проблем и последующее обсуждение

Необходимые условия сертификации по итогам обучения могут зависеть от посещаемости и успешности выполнения задачи обучения, такой как ролевая игра и/или письменный ответ на сценарий.

На обучении присутствуют опытные сотрудники, ответственные за наблюдение и поддержку. Как правило, клиенты соглашаются на присутствие в кабинете консультанта-практиканта, однако всегда необходимо спрашивать у них разрешения.

 

Адаптация

Адаптация

Потребности в начальной подготовке оплачиваемого персонала и волонтеров зависят от местных условий и способа организации работы по ДКТБС (например, кто проводит тестирование, выездную работу, обеспечивает медицинскую помощь). Рекомендуется оценивать потребности в обучении и соответственно разрабатывать структуру, содержание и методы.

Простая самооценка в рамках процесса регистрации заявки и обучения может стать источником ценной информации для преподавателей/вспомогательного персонала.

Шаблон: Анкета самооценки перед обучением

Факторы, влияющие на содержание, методы и структуру обучения:

  • Полученные ранее знания и уровень полученного ранее формального образования (например, социальная работа, сестринское дело, преподавание)
  • Уровень участия сообщества МСМ
  • Местная культура и стили обучения (формальное и/или неформальное, индивидуальная и/или групповая работа)
  • Статус занятости и доступность участников
  • Размер учебной группы

Можно адаптировать следующее:

  • Соотношение между информацией, практическим обучением и работой над психологическими установками и мотивацией
  • Планирование (например, по вечерам, на выходных, продолжительность, место)
  • Соотношение между подготовительной лекцией, официальными презентациями, обучением взрослых (партнерское обучение) и методами совместной работы.

Возможности для снижения расходов:

  • Привлечение опытных сотрудников к обучению нового персонала
  • Использование учебных программ других поставщиков (например, «основы умения слушать» или «основы консультирования» могут быть предложены другими организаторами обучения в сфере здравоохранения и социальных услуг)
  • Приглашение участников связанных сетей для знакомства и проведения презентаций (например, из клиник для ВИЧ-инфицированных, групп сообщества МСМ)

 

Повышение качества

Повышение качества

Стандартные оценочные отзывы участников обучения могут стать источником информации о незначительных корректировках регулярного обучения, проводимого службой ДКТБС. Супервайзеры и руководители могут помочь в оценке эффективности обучения с точки зрения приобретения его участниками знаний, навыков и психологических установок, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Пошаговые инструкции по таким методикам как Быстрая оценка или Фокус-группа, приведенным в инструменте PQD (Совместное повышение качества), можно использовать для получения обратной связи от участников обучения, а также от сотрудников и партнеров.

Для получения доступа к этим инструментам и руководству по их использованию посетите веб-сайтe www.qualityaction.eu.

 


→ Скопировать в план действий
Обучение на рабочем месте / профессиональная подготовка
Описание

Описание

Обучение на рабочем месте связано с текущими обязанностями существующего персонала и обеспечивает необходимое обновление знаний, навыков и психологических установок по мере изменения требований с течением времени.

Профессиональная подготовка означает поддержку сотрудников в целях развития их индивидуальных профессиональных обязанностей и карьеры и может быть связана непосредственно с их текущими должностными обязанностями.

 

Рекомендации

Рекомендации

Цель обучения на рабочем месте – обеспечение актуальности знаний, навыков и психологических установок для служб ДКТБС.  Ниже приведены причины проведения обучения на рабочем месте:

  • Внедрение новой технологии тестирования
  • Принятие новых законов, нормативно-правовых актов, стандартов и рекомендаций, например, в сфере инфекционного контроля или консультирования
  • Изменения процедур: например, направления/обеспечение медицинской помощи
  • Возникающие и более масштабные проблемы целевой группы: например, химсекс, профилактика перед контактом, психическое здоровье
  • Внедрение или расширение сферы оказания услуг, например, выездная работа или дополнительные целевые группы

Цель профессиональной подготовки – развитие и мотивация персонала, а также предоставление возможностей для карьерного роста. Она учитывает не только текущие обязанности сотрудника, но и его индивидуальные профессиональные интересы и карьерный рост. Профессиональная подготовка, как правило, обсуждается руководством и сотрудниками, а также может (частично) проводиться в рабочее время.

К числу возможностей для профессиональной подготовки относится следующее:

  • Формальное образование, например, дополнительное обучение или короткие курсы
  • Конференции, совещания и рабочие группы
  • Международные проекты, учебно-ознакомительные поездки и обмен сотрудниками

 

Адаптация

Адаптация

Содержание обучения на рабочем месте должно соответствовать потребностям ДКТБС или может зависеть от внешних факторов, таких как новые законодательные акты. Методы его проведения могут быть адаптированы к масштабу и структуре ДКТБС, например:

  • Включение программ обучения на рабочем месте в регулярные совещания группы
  • Распространение информации в небольших группах с помощью концепции подготовки преподавателей, если не все могут собраться в одно и то же время
  • Приглашение преподавателей из более крупных организаций или участие в соответствующем обучении в партнерских организациях (например, больницы, организации сообщества МСМ, университеты, международные проекты)
  • Использование регулярных совещаний, например, национальные конференции, для распространения актуальной информации

Профессиональная подготовка в максимальной степени мотивирует соответствующего сотрудника – и, следовательно, приносит пользу организации – если соответствует его профессиональным интересам и целям. Контрольные совещания и регулярные оценки эффективности работы представляют собой отличную возможность для обсуждения вариантов профессиональной подготовки. Внешнее менторство и коучинг могут быть полезны с точки зрения формирования более широкого представления, в частности, в основных вопросах, связанных с карьерами сотрудников.

 
Возможности для снижения расходов:

  • Сочетание обучения на рабочем месте с партнерскими организациями или участие в обучении более крупных организаций или в рамках международных проектов
  • Обращение за грантами для обновления учебных программ и обеспечения возможностей для профессионального развития.

 

Повышение качества

Повышение качества

Супервайзеры и руководители могут помочь в оценке эффективности обучения на рабочем месте с точки зрения приобретения его участниками обновленных знаний, навыков и жизненных позиций, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Контроль и регулярные совещания по оценке эффективности деятельности можно использовать для анализа профессиональной подготовки, если они предусматривают наличие двусторонней обратной связи между руководителем и членом группы/волонтером.

Для получения обратной связи от сотрудников и волонтеров можно использовать пошаговые инструкции по таким методикам, как Быстрая оценка, Управляемая рабочая группа или Фокус-группа, включенным в инструмент PQD (Совместное повышение качества).

Для получения доступа к этим инструментам и руководству по их использованию посетите веб-сайтe www.qualityaction.eu.

 


→ Скопировать в план действий
Планирование преемственности
Описание

Описание

Планирование преемственности означает определение ожидаемых вакансий и подготовку соответствующих сотрудников.

 

Рекомендации

Рекомендации

Службы ДКТБС подбирают в качестве сотрудников и волонтеров убежденных профессионалов и мотивированных членов сообщества (а особенно тех людей, которые представляют сразу обе группы!). Зачастую работа в ДКТБС позволяет им приобрести новые навыки и профессиональный опыт, особенно если они только начинают карьеру.

Текучка кадров и волонтеров может носить регулярный характер. Она отражает скорее характер этой работы, а не привлекательность вакансий или организаций. Планирование преемственности не предотвращает текучку кадров, а обеспечивает поддержание определенного уровня активности и ресурсов.

Планирование преемственности тесно связано с обучением и профессиональной подготовкой. Обучение волонтеров и младших сотрудников позволяет им занимать более высокие должности при появлении вакансий. Сотрудничество и обмен между организациями в секторах здравоохранения и сообщества является ключевым фактором формирования резерва надлежащим образом обученных и мотивированных сотрудников для закрытия вакансий.

К числу компонентов планирования преемственности также можно отнести следующее:

  • Четкие и актуальные описания должностных обязанностей
  • Правильное документальное оформление рабочих процедур для облегчения передачи обязанностей
  • Постоянный контроль и совещания по оценке эффективности деятельности для поддержки сотрудников и волонтеров в их профессиональной деятельности
  • Стимулирование волонтеров к рассмотрению профессиональной карьеры в этой сфере
  • Создание возможностей для получения рабочего опыта, трудоустройства студентов и международного обмена для формирования резерва потенциальных кандидатов на вакантные должности

 

Адаптация

Адаптация

Доступные варианты планирования преемственности зависят от следующих факторов:

  • Небольшие группы или организации
  • Краткосрочное финансирование
  • Низкий уровень заработной платы или ее отсутствие
  • Ограниченный резерв потенциальных кандидатов

Варианты адаптации к этим факторам:

  • Обдумывание планирования преемственности совместно с другими небольшими организациями, осуществляющими деятельность в аналогичных областях. Если все партнеры инвестируют в обучение и профессиональную подготовку, переход сотрудников между организациями будет выгодно для всех
  • Уравновешивание более низкой заработной платы гибкими условиями работы и возможностями профессионального развития и построения карьеры
  • Менторство для младших сотрудников с ограниченным опытом
  • Гибкие требования к квалификации с акцентом на наличие начальной подготовке, чтобы открыть доступ к вакансиям для более широкого круга кандидатов

 

Повышение качества

Повышение качества

Некоторые инструменты структурированного повышения качества (например, QIP и Succeed, которые доступны на веб-сайте www.qualityaction.eu) содержат вопросы относительно баланса между требованиями проекта и доступными людскими ресурсами. Планирование преемственности может являться практическим подходом для обеспечения непрерывности людских ресурсов.

 


→ Скопировать в план действий
Штатное расписание (список сотрудников)
Описание

Описание

Штатное расписание содержит время работы службы ДКТБС и членов группы.

 

Рекомендации

Рекомендации

Хорошая репутация низкопорогового тестирования на ВИЧ во многом зависит от надежного обслуживания в заявленное время, особенно с учетом того, что многие службы ДКТБС прилагают специальные усилия, чтобы работать в более удобное для целевой группы время или даже проводить выездную работу.

Штатные расписания делятся на недели или месяцы и планируются заблаговременно, например, с помощью программ планирования, доступных онлайн или в Интранете.

 

Адаптация

Адаптация

Адаптация штатных расписаний требуется по мере прогрессивного развития услуг ДКТБС для обеспечения соответствия потребностям и предпочтениям целевой группы. На штатные расписания влияют следующие факторы:

  • Время работы/выездной работы
  • Объединение необходимых сотрудников (например, администратор, проводящее тестирование лицо/консультант и медсестра/врач, если необходимо)
  • Резерв оплачиваемых сотрудников и время, когда они доступны
  • Резерв волонтеров, их навыки и вклад
  • Право на отпуск и резервные планы в случае болезни

 

Повышение качества

Повышение качества

Штатные расписания и способы их составления являются полезной темой для регулярных совещаний группы, поскольку обеспечивают возможность выявления и совместного решения проблем на ранней стадии.

 


→ Скопировать в план действий
Контрольный список печати

План Действий

Услуги ДКТБС
Людские ресурсы
ПунктЧто будет сделано?Кто это сделает?Когда?Как мы будем это контролировать?
Скопируйте свой пункт из контрольного перечня выше
Скопируйте свой пункт из контрольного перечня выше
Скопируйте свой пункт из контрольного перечня выше
Скопируйте свой пункт из контрольного перечня выше
Скопируйте свой пункт из контрольного перечня выше
Скопируйте свой пункт из контрольного перечня выше
Печать плана действий